Die 5 größten Zeitfresser im Büro
Gerade in Zeiten, in denen viel zu tun ist, sind Zeitfresser ein großes Problem. Wichtige Angelegenheiten bleiben zu lange liegen und die Zeit vergeht wie im Flug. Längere Arbeitszeiten bzw. Überstunden können die Folge sein. Der gemütliche Abend gemeinsam mit der Familie oder Freunden fällt wieder aus. Wir haben für Sie dir größten Zeitfresser zusammengefasst und geben Ihnen Tipps, wie sie diese am besten vermeiden können.
Internet
Egal, ob beim Beantworten der Emails oder für Recherche-Zwecke: in den unendlichen Weiten des Internets bleibt die meiste Arbeitszeit hängen. Ständige Benachrichtigungen neuer Posteingänge und unser uns selbst auferlegte Drang, diese sofort beantworten zu müssen, bringen uns aus dem Fluss. Jede Unterbrechung sorgt dafür, dass wir die Konzentration verlieren und alles dauert dadurch einfach länger. Schalten Sie deshalb die Benachrichtigung des E-Mail Eingangs ab und beantworten Sie diese gebündelt. Planen Sie sich z.B. am Tag bestimmte Zeiten ein, in denen Sie E-Mails beantworten. Dazwischen können sie ungestört an Ihren Projekten arbeiten.
Bei der Internet Recherche verhält es sich ähnlich. Wenn Sie auf der Suche nach einer bestimmten Information sind, dann geben Sie sich dafür einen bestimmten Zeitrahmen vor. Nehmen Sie sich z.B. bewusst 15 Minuten. Danach beenden Sie die Suche. Normalerweise schaffen Sie es in dieser Zeit und Sie verlieren Sich nicht im Web.
Arbeitskollegen
Je nach Kollegenschaft und Sympathie kann dies mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Gegen eine gemütliche Plauderei zum Kaffee ist auch nichts einzuwenden. Doch meistens ergeben sich Gespräche auch zwischen Tür und Angel. Dadurch passieren wieder ungewollte Unterbrechungen, die zu Zeiträubern werden. Dagegen gilt es sich höflich aber bestimmt abzugrenzen. Eine geschlossene Tür kann dabei Wunder bewirken. In einem Großraum Büro wird dies etwas schwieriger. Vielleicht können Sie gemeinsame Regeln aufstellen und sichtbare Zeichen setzen. Kopfhörer oder ein sichtbares „Bitte nicht stören“ Schild können durchaus hilfreich sein.
Telefon
Nicht jedes Telefonat ist gleich ein Zeitfresser. Ganz im Gegenteil, Telefonate sind eins der effizientesten Kommunikationsmittel. Doch hier verhält es sich gleich wie beim E-Mail. Die Unterbrechung macht das Gift. Jede Unterbrechung kostet Zeit. Versuchen Sie deshalb eine telefonfreie Zeit am Tag für effiziente Arbeitsstunden zu schaffen. Vielleicht können Sie mit Kollegen eine Umleite-Gemeinschaft organisieren. Jeder übernimmt ein oder zweimal am Tag den Telefondienst. So hat jeder seine Blöcke, wo ungestörtes Arbeiten möglich ist.
Meetings
Gerade Besprechungen können im Büroalltag enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier ist ein ganz bewusster Umgang zu empfehlen. Wenn Sie das Gefühl haben, bei manchen Besprechungen fehl am Platz zu sein, dann sprechen Sie dies intern ab. Vielleicht lassen sich manche Lösungen auch ohne Meeting herbeiführen. Überlegen Sie intern, welche Anwesenden unbedingt benötigt werden und wer nicht. Jeder Mitarbeiter, der Zeit sinnlos in einer Besprechung versitzt, verliert produktive Arbeitszeit. Alle werden sich nicht vermeiden lassen, doch vielleicht finden Sie das eine oder andere Meeting, auf das Sie verzichten können. Zusätzlich gilt auch hier Disziplin als oberstes Gebot der Effizienz. Nur Besprechungen, die zeitlich und inhaltlich klar abgesteckt werden, können effizient über die Bühne gebracht werden. Ansonsten ufern diese aus.
Fehler
Fehler kosten nicht nur Zeit sondern auch Nerven. Sie sind im Alltag allgegenwärtig und lassen sich nur schwer verhindern. Oder doch? Ganz verhindern werden sich Fehler niemals lassen, jedoch gibt es ein entscheidendes Mittel, um diese zu vermindern. Eine wesentliche Zutat Fehler zu vermeiden, lautet Konzentration. Je konzentrierte Sie arbeiten, umso weniger Fehler werden Sie machen. Dies wirkt sich auch positiv auf Ihre Stimmung und die Ihres Chefs aus. Damit Sie bei Ihrer Arbeit konzentriert arbeiten können, sind bewusste Pausen notwendig. Machen Sie deshalb immer mal eine kleine bewusste Pause. Entfernen Sie sich dafür auch vom Bildschirm. Ihre Konzentration wird es Ihnen danken. Weniger Fehler und somit weniger unnötige Arbeit werden die Konsequenz sein.
